Interesante, Singapur vuelve a ser el país con el mejor servicio postal del mundo, según Accenture - 25/01/2014 23:16:49
Singapur vuelve a ser el país con el mejor servicio postal del mundo, según Accenture
Singapur se consolida un año más como el país que cuenta con mejor servicio postal del mundo y España como el cuarto con peor servicio. Esta noticia llega en medio de la actual crisis que están sufriendo las compañías de Correos, en la que el auge de las tecnologías y la digitalización han provocado un descenso de 50.000 millones de los envíos globales en los últimos tres años. Así lo ha demostrado el estudio Alto rendimiento en el sector postal: estudio Accenture 2013 elaborado por Accenture.
El estudio, que ha sido presentado en Madrid durante la Conferencia Europea de Administraciones de Correos, analiza 26 de los principales operadores de correos, que acumulan cerca del 75% del volumen postal total en todo el mundo.
Los diez operadores de servicios postales con mejor rendimiento de 2012 son: Singapore Post (Singapur), United Parcel Service (UPS EE.UU.), Austria Post (Austria), Poste Italiane (Italia), Australia Post (Australia), FedEx (EE.UU.), Posten Norge (Noruega), bpost (Bélgica), TNT (Países Bajos) y Correios Brasileiros (Brasil).
Singapur sigue estando a la cabeza de la lista, y los principales puestos se mantienen, aunque con variaciones leves. Noruega, es el único país que se ha colado en la lista por primera vez, desplazando a Finlandia, que desciende ocho puestos hasta el 15º en 2012.
Correos España, por su parte, no sólo no se encuentra entre los 10 mejores operadores, sino que es el cuarto más deficitario del mundo, sólo superado por PostNord (Suecia y Dinamarca), Magyar Posta (Hungría) y Japan Post (Japón).
La compañía española es consciente de los retos a los que se enfrenta y desde hace varios años ha iniciado una estrategia de adaptación al sector digital en la que se ha fijado como objetivo adecuar el servicio de correos actual a los usuarios digitales y sus nuevas necesidades y demandas.
Como parte de esta adaptación, Correos lanzó en febrero de 2012 dos aplicaciones para dispositivos móviles: Correos eCard y Correos Info. Esta última, permite a los usuarios saber en qué punto geográfico se encuentran sus envíos en cualquier momento.
Correos eCard, por el contrario, es una aplicación para iPhone, iPad y Android que permite generar y enviar tarjetas postales desde y a cualquier lugar del mundo a partir de una fotografía realizada por el usuario con su propio teléfono móvil. Para promocionar el uso de esta aplicación, Correos ha desarrollado campañas para momentos concretos como las efectuadas en Navidad y San Valentín.
Aunque estas acciones han tenido buena acogida entre los usuarios, parece que no han sido suficientes para frenar las pérdidas de la compañía, que un año más, se ha colado en el ranking de los operadores de servicios postales con menor rendimiento del mundo.
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Información: La movilidad aumenta las opciones de gestión documental - 20/07/2013 9:57:43
La movilidad aumenta las opciones de gestión documental ()
Los dispositivos electrónicos, como por ejemplo los smartphones y las tablets, han pasado a ser de menor tamaño pero con más características avanzadas. Ésto, junto con el crecimiento y desarrollo de las tecnologías, permite un gran número de posibilidades para la conectividad, lo que ha llevado la movilidad de las empresas más allá de lo que éramos capaces de imaginar en un principio. Estos avances tecnológicos, combinados con el uso de los crecientes servicios en la nube, han hecho que, recientemente, la oficina tradicional tenga la posibilidad de moverse a cualquier lugar. Ésto ha repercutido de manera importante en las empresas de manera que han incrementado su productividad al poder disponer de empleados en cualquier sitio, a cualquier hora.
Hasta ahora, la movilidad se consideraba como un elemento diferencial pero, con el paso del tiempo, está cerca de convertirse en un requisito indispensable para las empresas; es decir, en una tendencia que será necesario seguir para no quedarse atrás en el mercado. El uso de programas clave de negocio con smartphones y tablets permite inmediatez y rapidez en el trabajo, a la misma vez que reduce el tiempo y facilita las tareas a realizar, lo que finalmente resulta en un mejor uso de los activos de una empresa.
Las grandes empresas saben de este potencial y no han dudado en dar pasos estratégicos para su desarrollo hacia la movilidad. La última prueba de ello ha sido la decisión de HP de no seguir apostando por el negocio de los ordenadores, lo que da la razón a todos los que ya habían predicho un hecho bien conocido como que el PC ha muerto, ya que fue creado décadas atrás. Ésta es, actualmente, la empresa líder en el mundo en fabricación de ordenadores y ahora se está alejando de este área para prestar más atención a los programas de negocio; en el momento en el que la venta de ordenadores está cayendo, en contraposición a la de tablets, que está aumentando. Por lo tanto, el camino hacia la movilidad sigue siendo un imperativo para cualquier empresa que necesite un punto de apoyo en un mercado rápido y en continuo movimiento.
Algunas opciones para el software móvil de gestión documental
Dentro del área de la gestión documental, las posibilidades para este tipo de software han ido en aumento desde el momento en el que se garantizó su acceso desde dispositivos portátiles. La idea de gestión documental móvil está de moda; una práctica que está jugando un papel importante en el panorama tecnológico actual. Las ventajas conciernen a casi cualquier negocio, como a todo tipo de clientes y, muy en particular, a los empleados móviles, comerciales y empleados de logística y distribución, para quienes la idea de movilidad adquiere un verdadero significado.
La movilidad puede abarcar varias dimensiones cuando se utiliza con software de gestión documental. Con soluciones de este tipo, se puede, por ejemplo, controlar al instante documentos conectados con órdenes de envío desde aparatos móviles. Un elemento de gran ayuda dentro del sector de la logística, ya que se puede ahorrar tiempo y automatizar procesos, que antiguamente necesitaban de una labor más manual. Un ejemplo sería un paquete que no sólo incluye un código de barras normal, sino también un código QR para que, en el momento del envío de dicho paquete, se capture con un dispositivo móvil que, a su vez, se conectará directamente a una página Web, desde donde el empleado podrá activar el siguiente paso del proceso.
El sector de la distribución no es el único que aprecia las ventajas que ofrece la gestión móvil de documentos. Actualmente, en la mayoría de las áreas de negocio, el uso de un smartphone puede servir para recuperar y almacenar documentos electrónicos en casi cualquier formato, incluso en formatos que no habían sido creados especialmente para la red móvil. Entre otras opciones, se encuentra la modificación y reenvío de documentos, como por ejemplo un formulario o factura, a través de un teléfono móvil y su visualización desde cualquier lugar.
Sin embargo, las opciones que están a simple vista son tan sólo una pequeña parte de lo que se puede llegar a hacer al utilizar un software de gestión documental implementado en dispositivos móviles. Junto con las posibilidades de consulta, se hace también factible la impresión móvil, que no requiere de la instalación de un software, y permite la impresión de documentos en cualquier impresora, desde cualquier sitio. Se pueden encontrar distintos productos y servicios tecnológicos que apuntan a esta dirección: desde impresoras portátiles de inyección de tinta y de impresión de etiquetas, que permiten la impresión en el lugar de trabajo; hasta servicios que posibilitan el envío documentos por correo electrónico a una impresora o servidor, dentro de un servicio en nube, para su impresión en otro momento.
Un futuro esperanzador espera a las empresas que implementen un gestor móvil de documentos
A medida que pasa el tiempo, la unión entre el software de gestión documental y la tecnología móvil posibilita opciones tales como la creación de documentos con un teléfono móvil, cámara u OCR para ser enviados en un formato editable; o como también, la digitalización de documentos impresos para enviarlos, a través de un gestor central de documentos, al resto de empleados de una empresa que tienen relación con dicho documento. Si, además de todo ésto, se incluyen las ventajas que proporciona la firma electrónica, las propiedades del documento aumentan, llegando a ser capaz de, entre otras opciones, autorizar compras y transacciones desde un teléfono móvil, y firmar formularios y documentos electrónicos con total validez legal.
Sin duda, poco a poco, el futuro se basará en aplicaciones móviles y, por lo tanto, los software, que aún hoy en día sólo están disponibles para ordenadores personales, se implementarán en todas las plataformas. Posiblemente, todo esto implique un desembolso económico adicional para poder adaptar las infraestructuras o adquirir aparatos que faciliten una efectiva implementación de cada una de las opciones anteriores. Aunque, desde que la información es una fuente fundamental para las empresas, este desembolso en movilidad, que permite el acceso a la información desde cualquier lugar, no debe ser visto como un gasto, sino como una buena inversión.
Avanzando hacia el software de gestión documental
Recientemente, han aumentado las publicaciones de las empresas en las que se muestra su gran determinación por las tecnologías que mejoran su capacidad de gestión documental. En base a esta filosofía, el mundo de los negocios entiende la movilidad como un paso más en esta dirección, mediante el objetivo obvio de ayudar a las empresas a aumentar su productividad y sacar lo mejor de sus activos.
Las nuevas tecnologías de gestión documental como Ipanema Technology permiten a los clientes, que dispongan de un terminal móvil, hacer uso de todas las opciones que proporciona un software de gestión documental, tales como la generación, acceso y modificación de documentos desde un smartphone o tablet; lo que en realidad es uno de los objetivos actuales de las empresas. Este fin es claro: disponer de soluciones basadas en la movilidad para todos los software de gestión documental y facilitar dichas soluciones adaptadas a las necesidades que surgen en el día a día de una empresa.
Una vez más, son las empresas que ofrecen servicios tecnológicos para la gestión de documentos quienes ayudarán al resto de compañías a mejorar sus funciones empresariales. Y todo esto gracias a las opciones avanzadas de la gestión documental que se siguen desarrollando para dispositivos móviles.
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Es Noticia, ¿Garantiza el firmado electrónico de documentos su autenticidad? - 18/07/2013 8:26:51
¿Garantiza el firmado electrónico de documentos su autenticidad? ()
Hasta hace poco, la relación que las administraciones públicas (AA PP) mantenían con las nuevas tecnologías era más bien escasa, por no decir, que en muchas de ellas la presencia de una infraestructura TI sólida resultaba inexistente. Sin embargo, los buenos resultados alcanzados por organizaciones privadas, que apostaron por la tecnología, y la aparición de normativas que obligan a la Administración a establecer organismos que permitan una relación más fluida con el ciudadano, han hecho que la situación cambie de forma extraordinaria.
¿Garantiza el firmado electrónico de documentos su autenticidad?
En la actualidad, las empresas se enfrentan a la necesidad de comunicarse con empleados, clientes y proveedores mediante diferentes tipos de documentos electrónicos con la garantía de que la integridad y la autenticidad sea constante en ellos.
Desde un punto de vista tecnológico, la firma electrónica ha marcado un punto de inflexión en el funcionamiento de las AA PP, ya que gracias a esta aplicación es posible tramitar un gran número de solicitudes sin tener que desplazarse físicamente.
Apuesta por un nuevo modelo
Existe confusión en la sociedad entre firma electrónica y firma digital, aunque la diferenciación en el ámbito profesional está clara. La firma electrónica es una firma digitalizada que se ha almacenado en un soporte hardware; mientras que la firma digital es un componente software (certificado y clave).
Quizá sea más fácil entenderlo diciendo que la firma electrónica de documentos se basa, por ejemplo, en la digitalización o escaneado de la firma original del interesado o la foto de esta rúbrica. En otras palabras, es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Y la firma digital es un esquema matemático digital, que añade información extra al documento que permite identificar y autentificar el emisor y sus datos mediante una encriptación de la clave pública de la firma digital. Cualquier modificación del documento invalida la firma electrónica y el documento pierde su validez legal.
Por tanto se puede decir, que una firma electrónica es un concepto más amplio e indefinido desde el punto de vista tecnológico y por ello una expresión más genérica, y la firma digital es un tipo especifico de firma electrónica.
La Administración ha sido la primera en advertir que el modelo clásico basado en transacciones en papel no es lo suficientemente operativo, ya que requiere la presencia física para obtener la firma del documento. En esta línea se sabe que hasta un 40% de los usuarios que aún no ha obtenido la firma digital se ve expuesto a paralizaciones en sus procesos administrativos. De hecho, hasta un 23% de los usuarios ve retrasado sus trámites por no poder firmar digitalmente los documentos y tramites.
Empresas, públicas o privadas, de cualquier sector de actividad pueden beneficiarse de la firma digital en sus comunicaciones diarias, ya que tiene valor jurídico y garantiza: la identificación del firmante de forma única; la integridad del contenido firmado; y el no repudio del firmante.
En el mercado tecnológico existe un gran número de empresas dedicadas a la fabricación de software de gestión documental que han incorporado la funcionalidad e-Sign, que permite producir documentos con firma electrónica en base de la firma digital. Esta herramienta es útil para realizar trámites financieros a través de Internet, la firma de facturas electrónicas o eFactura, así como para la comunicación digital con la Administración Pública.
Entre las ventajas de las herramientas de este tipo cabe destacar: su seguridad, porque certifica tanto la identidad del firmante como la integridad del documento; su confidencialidad, ya que el contenido es conocido exclusivamente por las partes que intervienen; la sencillez, pues se basa en el principio criptográfico de clave pública y clave privada, que se utiliza para poder cifrar los documentos y desencriptarlos posteriormente; la automatización de la gestión, porque repercute positivamente en los departamentos de administración y contabilidad al optimizar el tiempo de trabajo; el ahorro de costes, al eliminar el papel y la tinta, lo que otorga a la empresa una imagen sostenible; y la reducción de espacios, ya que posibilita almacenar los documentos en formato PDF en sus propios sistemas de información. No hay que olvidar que su almacemamiento y recuperación, a su vez, conllevan otros gastos en la partida del personal que los gestiona.
Uno de los sectores, que junto con las AA PP ha advertido las ventajas de la firma electrónica, ha sido el de la banca, ya que ha puesto al servicio de sus clientes la posibilidad de acceder a sus cuentas mediante la banca electrónica. Además, con los dispositivos móviles, como las tabletas o smartphones, estas herramientas tecnológicas cada vez son más fáciles de utilizar.
No solo cabe destacar que la retroalimentación entre el sector privado y el público, en el ámbito tecnológico, es también un hecho, ya que la comunicación directa entre las AA PP y los ciudadanos es cada vez más fluida gracias a los avances tecnológicos de las empresas de fabricación de software de gestión documental, sino el gran ahorro de costes, que supone para una empresa, tener más de la mitad de sus documentos legales de forma electrónica.
Enviado por: Andre Klein
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Que opina? Gestión documental de almacenamiento y recuperación de datos - 30/06/2013 18:08:51
Gestión documental de almacenamiento y recuperación de datos ()
La evolución del universo digital está considerada como uno de los principales motores del cambiante panorama en lo que respecta al almacenamiento de la información, ya que continúa expandiéndose a un ritmo asombroso. Como resultado, el storage empresarial está inmerso en una era de transformaciones debido a que la gestión de datos y documentos corporativos se está convirtiendo en una tarea elaborada y las organizaciones se hallan en un punto de inflexión ante el enorme desafío que supone gestionar sus documentos.
Las cifras hablan por sí solas, la consultora IDC estima que la cantidad de datos creados o replicados en 2011 fue de 1.8 zettabytes. Y la tendencia es al alza, porque además se espera que crezca el equivalente de almacenamiento a 57.500 millones de iPad de 32 GB o 200.000 millones de películas en alta definición.
La saturación de la información en las empresas es una de las grandes preocupaciones, ya que la capacidad tiene un límite frente a las cantidades ingentes de datos que se multiplican exponencialmente cada día. A esta proliferación continua, hay que añadir además la dificultad de gestionar tanto el almacenamiento como la recuperación de estos datos y documentos de una manera ordenada.
Ante este caos informativo, los departamentos de TI intentan instaurar el orden mientras los usuarios demandan el acceso instantáneo a los datos en el momento en que los necesitan. Aquí es donde se hace imprescindible la adquisición de un software de gestión documental especializado en el almacenamiento y recuperación de la información.
Las compañías deben despreocuparse por aspectos relacionados con la inseguridad o pérdida de sus datos, y concebir el almacemamiento de la información como una oportunidad para gestionar y optimizar mejor su información, lo que sin duda supone un valor añadido. Además, la mayoría de las empresas fabricantes de software de tecnología documental ofrece soluciones que son fácilmente compatibles y, por tanto, integrables con el resto de las aplicaciones actuales de su organización.
Pero, las compañías no sólo necesitan este gestor documental para controlar la infraestructura de sus sistemas informáticos o para rendir cuentas a sus usuarios, sino que cada vez más, los gobiernos están prestando una mayor atención a la regulación de información empresarial. Desde esta perspectiva, la inversión en las tecnologías adecuadas de almacenamiento y recuperación de datos puede suponer que se puedan eludir fuertes sanciones normativas.
Llegados a este punto, es necesario que las compañías hagan un balance en el que tengan en cuenta el volumen y la complejidad de los datos y documentos que son necesarios procesar, el tiempo invertido en esas actividades, así como los costes de personal y administrativos asociados a la gestión actual de esa información. Las cifras mostrarán que, a corto y medio plazo, la adquisición de una herramienta de gestión documental supondrá una inversión y no un gasto, que además optimizará el trabajo de los empleados.
Compatibilidad del software de gestión documental con las aplicaciones actuales
Las empresas que fabrican software de tecnología y gestión documental son conscientes del reto que supone para sus clientes la correcta gestión de los documentos. Por ese motivo, en el mercado existen competentes herramientas que se adecuan a las necesidades concretas. En la mayoría de los casos, los sistemas de gestión documental están compuestos por aplicaciones modulares que se adaptan a todo tipo de compañías y permiten optimizar la gestión de la información.
Entre las funcionalidades básicas de herramientas y software de gestión documental destacan: que el sistema de búsqueda es ágil; es posible restringir el uso sobre determinada información; permite realizar diferentes acciones sobre los documentos, como consultar, imprimir o enviar por email; y supone un ahorro significativo de espacio de almacenamiento, de tiempo a la hora de realizar búsquedas y de costes asociados a la impresión y distribución. Y entre las características avanzadas de sistemas de gestión documental se encuentran: la generación eficiente en tiempo real del documento solicitado; la distribución controlada de la información, que en todo momento está vigilada y registrada por la organización; y la captura para la digitalización masiva de documentos.
Dentro de este panorama, las estrategias de storage empresarial que proponen las empresas que fabrican software y tecnología de gestión documental se centran en el almacenamiento por niveles, para reducir los costes operativos y los asociados a la amortización de los activos, así como para mejorar el rendimiento de las aplicaciones. Esto se consigue estableciendo y asignando niveles en función del coste de la unidad y de su rendimiento. Este procedimiento consiste, en su versión simplificada, en asignar los datos que no revisten una vital importancia a las unidades que ofrecen mayor capacidad y generan menos costes.
Cloud storage , una opción con futuro para el almacenamiento de documentos y datos
Otra posibilidad que resuelve el problema del aumento desmesurado de la cantidad de datos y documentos, propiciado en gran parte por los dispositivos móviles, es optar por el almacenamiento en la nube, que además es una solución en expansión, ya que según la Consultora Gartner, entre las 10 tecnologías estratégicas para el periodo 2012-2015 se encuentra: el cloud computing.
Entre sus principales ventajas se encuentran que los usuarios sólo pagan por el almacenamiento que utilizan; es posible la escalabilidad casi en tiempo real; permite acceder a los documentos desde cualquier ubicación; y que no es necesario preocuparse por proteger y gestionar la información una vez almacenados en la nube. Otro beneficio para los administradores de TI es que necesitan dedicar menos tiempo a las tareas rutinarias relacionadas con la protección de datos y pueden ocuparse de proyectos de TI que generen más valor para sus compañías.
Fuentes citadas: Consultora IDC y Consultora Gartner
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Noticia, Optimización empresarial gracias a la gestión documental de almacenamiento y recuperación de datos - 04/09/2012 17:40:42
"La evolución del universo digital está considerada como uno de los principales motores del cambiante panorama en lo que respecta al almacenamiento de la información, ya que continúa expandiéndose a un ritmo asombroso. Como resultado, el storage empresarial está inmerso en una era de transformaciones debido a que la gestión de datos y documentos corporativos se está convirtiendo en una tarea elaborada y las organizaciones se hallan en un punto de inflexión ante el enorme desafío que supone gestionar sus documentos.
Las cifras hablan por sí solas, la consultora IDC estima que la cantidad de datos creados o replicados en 2011 fue de 1.8 zettabytes. Y la tendencia es al alza, porque además se espera que crezca el equivalente de almacenamiento a 57.500 millones de iPad de 32 GB o 200.000 millones de películas en alta definición.
La saturación de la información en las empresas es una de las grandes preocupaciones, ya que la capacidad tiene un límite frente a las cantidades ingentes de datos que se multiplican exponencialmente cada día. A esta proliferación continua, hay que añadir además la dificultad de gestionar tanto el almacenamiento como la recuperación de estos datos y documentos de una manera ordenada.
Ante este caos informativo, los departamentos de TI intentan instaurar el orden mientras los usuarios demandan el acceso instantáneo a los datos en el momento en que los necesitan. Aquí es donde se hace imprescindible la adquisición de un software de gestión documental especializado en el almacenamiento y recuperación de la información.
Las compañías deben despreocuparse por aspectos relacionados con la inseguridad o pérdida de sus datos, y concebir el almacemamiento de la información como una oportunidad para gestionar y optimizar mejor su información, lo que sin duda supone un valor añadido. Además, la mayoría de las empresas fabricantes de software de tecnología documental ofrece soluciones que son fácilmente compatibles y, por tanto, integrables con el resto de las aplicaciones actuales de su organización.
Pero, las compañías no sólo necesitan este gestor documental para controlar la infraestructura de sus sistemas informáticos o para rendir cuentas a sus usuarios, sino que cada vez más, los gobiernos están prestando una mayor atención a la regulación de información empresarial. Desde esta perspectiva, la inversión en las tecnologías adecuadas de almacenamiento y recuperación de datos puede suponer que se puedan eludir fuertes sanciones normativas.
Llegados a este punto, es necesario que las compañías hagan un balance en el que tengan en cuenta el volumen y la complejidad de los datos y documentos que son necesarios procesar, el tiempo invertido en esas actividades, así como los costes de personal y administrativos asociados a la gestión actual de esa información. Las cifras mostrarán que, a corto y medio plazo, la adquisición de una herramienta de gestión documental supondrá una inversión y no un gasto, que además optimizará el trabajo de los empleados.
Compatibilidad del software de gestión documental con las aplicaciones actuales
Las empresas que fabrican software de tecnología y gestión documental son conscientes del reto que supone para sus clientes la correcta gestión de los documentos. Por ese motivo, en el mercado existen competentes herramientas que se adecuan a las necesidades concretas. En la mayoría de los casos, los sistemas de gestión documental están compuestos por aplicaciones modulares que se adaptan a todo tipo de compañías y permiten optimizar la gestión de la información.
Entre las funcionalidades básicas de herramientas y software de gestión documental destacan: que el sistema de búsqueda es ágil; es posible restringir el uso sobre determinada información; permite realizar diferentes acciones sobre los documentos, como consultar, imprimir o enviar por email; y supone un ahorro significativo de espacio de almacenamiento, de tiempo a la hora de realizar búsquedas y de costes asociados a la impresión y distribución. Y entre las características avanzadas de sistemas de gestión documental se encuentran: la generación eficiente en tiempo real del documento solicitado; la distribución controlada de la información, que en todo momento está vigilada y registrada por la organización; y la captura para la digitalización masiva de documentos.
Dentro de este panorama, las estrategias de storage empresarial que proponen las empresas que fabrican software y tecnología de gestión documental se centran en el almacenamiento por niveles, para reducir los costes operativos y los asociados a la amortización de los activos, así como para mejorar el rendimiento de las aplicaciones. Esto se consigue estableciendo y asignando niveles en función del coste de la unidad y de su rendimiento. Este procedimiento consiste, en su versión simplificada, en asignar los datos que no revisten una vital importancia a las unidades que ofrecen mayor capacidad y generan menos costes.
Cloud storage , una opción con futuro para el almacenamiento de documentos y datos
Otra posibilidad que resuelve el problema del aumento desmesurado de la cantidad de datos y documentos, propiciado en gran parte por los dispositivos móviles, es optar por el almacenamiento en la nube, que además es una solución en expansión, ya que según la Consultora Gartner, entre las 10 tecnologías estratégicas para el periodo 2012-2015 se encuentra: el cloud computing.
Entre sus principales ventajas se encuentran que los usuarios sólo pagan por el almacenamiento que utilizan; es posible la escalabilidad casi en tiempo real; permite acceder a los documentos desde cualquier ubicación; y que no es necesario preocuparse por proteger y gestionar la información una vez almacenados en la nube. Otro beneficio para los administradores de TI es que necesitan dedicar menos tiempo a las tareas rutinarias relacionadas con la protección de datos y pueden ocuparse de proyectos de TI que generen más valor para sus compañías.
Fuentes citadas: Consultora IDC y Consultora Gartner
Julio A. Olivares
Presidente y fundador de DocPath
Vanguardia en software documental
http://www.docpath.com
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Noticia, La movilidad aumenta las opciones de gestión documental - 13/03/2012 11:00:36
"Los dispositivos electrónicos, como por ejemplo los smartphones y las tablets, han pasado a ser de menor tamaño pero con más características avanzadas. Ésto, junto con el crecimiento y desarrollo de las tecnologías, permite un gran número de posibilidades para la conectividad, lo que ha llevado la movilidad de las empresas más allá de lo que éramos capaces de imaginar en un principio. Estos avances tecnológicos, combinados con el uso de los crecientes servicios en la nube, han hecho que, recientemente, la oficina tradicional tenga la posibilidad de moverse a cualquier lugar. Ésto ha repercutido de manera importante en las empresas de manera que han incrementado su productividad al poder disponer de empleados en cualquier sitio, a cualquier hora.
Hasta ahora, la movilidad se consideraba como un elemento diferencial pero, con el paso del tiempo, está cerca de convertirse en un requisito indispensable para las empresas; es decir, en una tendencia que será necesario seguir para no quedarse atrás en el mercado. El uso de programas clave de negocio con smartphones y tablets permite inmediatez y rapidez en el trabajo, a la misma vez que reduce el tiempo y facilita las tareas a realizar, lo que finalmente resulta en un mejor uso de los activos de una empresa.
Las grandes empresas saben de este potencial y no han dudado en dar pasos estratégicos para su desarrollo hacia la movilidad. La última prueba de ello ha sido la decisión de HP de no seguir apostando por el negocio de los ordenadores, lo que da la razón a todos los que ya habían predicho un hecho bien conocido como que el PC ha muerto, ya que fue creado décadas atrás. Ésta es, actualmente, la empresa líder en el mundo en fabricación de ordenadores y ahora se está alejando de este área para prestar más atención a los programas de negocio; en el momento en el que la venta de ordenadores está cayendo, en contraposición a la de tablets, que está aumentando. Por lo tanto, el camino hacia la movilidad sigue siendo un imperativo para cualquier empresa que necesite un punto de apoyo en un mercado rápido y en continuo movimiento.
Algunas opciones para el software móvil de gestión documental
Dentro del área de la gestión documental, las posibilidades para este tipo de software han ido en aumento desde el momento en el que se garantizó su acceso desde dispositivos portátiles. La idea de gestión documental móvil está de moda; una práctica que está jugando un papel importante en el panorama tecnológico actual. Las ventajas conciernen a casi cualquier negocio, como a todo tipo de clientes y, muy en particular, a los empleados móviles, comerciales y empleados de logística y distribución, para quienes la idea de movilidad adquiere un verdadero significado.
La movilidad puede abarcar varias dimensiones cuando se utiliza con software de gestión documental. Con soluciones de este tipo, se puede, por ejemplo, controlar al instante documentos conectados con órdenes de envío desde aparatos móviles. Un elemento de gran ayuda dentro del sector de la logística, ya que se puede ahorrar tiempo y automatizar procesos, que antiguamente necesitaban de una labor más manual. Un ejemplo sería un paquete que no sólo incluye un código de barras normal, sino también un código QR para que, en el momento del envío de dicho paquete, se capture con un dispositivo móvil que, a su vez, se conectará directamente a una página Web, desde donde el empleado podrá activar el siguiente paso del proceso.
El sector de la distribución no es el único que aprecia las ventajas que ofrece la gestión móvil de documentos. Actualmente, en la mayoría de las áreas de negocio, el uso de un smartphone puede servir para recuperar y almacenar documentos electrónicos en casi cualquier formato, incluso en formatos que no habían sido creados especialmente para la red móvil. Entre otras opciones, se encuentra la modificación y reenvío de documentos, como por ejemplo un formulario o factura, a través de un teléfono móvil y su visualización desde cualquier lugar.
Sin embargo, las opciones que están a simple vista son tan sólo una pequeña parte de lo que se puede llegar a hacer al utilizar un software de gestión documental implementado en dispositivos móviles. Junto con las posibilidades de consulta, se hace también factible la impresión móvil, que no requiere de la instalación de un software, y permite la impresión de documentos en cualquier impresora, desde cualquier sitio. Se pueden encontrar distintos productos y servicios tecnológicos que apuntan a esta dirección: desde impresoras portátiles de inyección de tinta y de impresión de etiquetas, que permiten la impresión en el lugar de trabajo; hasta servicios que posibilitan el envío documentos por correo electrónico a una impresora o servidor, dentro de un servicio en nube, para su impresión en otro momento.
Un futuro esperanzador espera a las empresas que implementen un gestor móvil de documentos
A medida que pasa el tiempo, la unión entre el software de gestión documental y la tecnología móvil posibilita opciones tales como la creación de documentos con un teléfono móvil, cámara u OCR para ser enviados en un formato editable; o como también, la digitalización de documentos impresos para enviarlos, a través de un gestor central de documentos, al resto de empleados de una empresa que tienen relación con dicho documento. Si, además de todo ésto, se incluyen las ventajas que proporciona la firma electrónica, las propiedades del documento aumentan, llegando a ser capaz de, entre otras opciones, autorizar compras y transacciones desde un teléfono móvil, y firmar formularios y documentos electrónicos con total validez legal.
Sin duda, poco a poco, el futuro se basará en aplicaciones móviles y, por lo tanto, los software, que aún hoy en día sólo están disponibles para ordenadores personales, se implementarán en todas las plataformas. Posiblemente, todo esto implique un desembolso económico adicional para poder adaptar las infraestructuras o adquirir aparatos que faciliten una efectiva implementación de cada una de las opciones anteriores. Aunque, desde que la información es una fuente fundamental para las empresas, este desembolso en movilidad, que permite el acceso a la información desde cualquier lugar, no debe ser visto como un gasto, sino como una buena inversión.
Avanzando hacia el software de gestión documental
Recientemente, han aumentado las publicaciones de las empresas en las que se muestra su gran determinación por las tecnologías que mejoran su capacidad de gestión documental. En base a esta filosofía, el mundo de los negocios entiende la movilidad como un paso más en esta dirección, mediante el objetivo obvio de ayudar a las empresas a aumentar su productividad y sacar lo mejor de sus activos.
Las nuevas tecnologías de gestión documental como Ipanema Technology permiten a los clientes, que dispongan de un terminal móvil, hacer uso de todas las opciones que proporciona un software de gestión documental, tales como la generación, acceso y modificación de documentos desde un smartphone o tablet; lo que en realidad es uno de los objetivos actuales de las empresas. Este fin es claro: disponer de soluciones basadas en la movilidad para todos los software de gestión documental y facilitar dichas soluciones adaptadas a las necesidades que surgen en el día a día de una empresa.
Una vez más, son las empresas que ofrecen servicios tecnológicos para la gestión de documentos quienes ayudarán al resto de compañías a mejorar sus funciones empresariales. Y todo esto gracias a las opciones avanzadas de la gestión documental que se siguen desarrollando para dispositivos móviles.
André Klein
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