Que opina? 4 Mitos sobre el Time Tracking - 09/08/2015 10:29:35
"El seguimiento del tempo de los empleados es un tema que sin duda concierne a cada empresa, sin importar su tamaño o ámbito profesional. Llevar un registro detallado del trabajo y el uso del tiempo es imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier negocio y actualmente la tecnología moderna nos ofrece herramientas como el software de time tracking, que nos permiten automatizar este proceso y al mismo tiempo sacar más provecho de los datos obtenidos. Sin embargo aún existen algunos mitos innecesarios que a continuación refutaremos.Mito N° 1: El Time tracking está asociado con un modelo de gestión autoritario
Algunas personas piensan que los programas para registro y seguimiento de tiempo sirven para controlar a los empleados, sin embargo por el contrario este tipo de herramientas suelen basarse en la confianza y la auto responsabilidad de los empleados pues su valor principal no está en calcular el número de horas que la persona pasó en la oficina, sino qué actividades realizó para cada proyecto o cliente. El time tracking se basa también en la honestidad de las personas pues si los datos registrados no se hacen con diligencia y disciplina, entonces no sirven para nada.
Por otra parte, el reconocimiento por un trabajo bien hecho es la base de una motivación real y a largo plazo, por lo que llevar un registro del tiempo de trabajo apegado a la realidad y que muestre datos concretos sobre la labor realizada se convierten en incentivos para cada miembro del equipo y fortalecen su desarrollo.
Mito N° 2: El time tracking = gestión del tiempo
El time tracking es una herramienta de medición, no de gestión. Existen otros programas que ayudan a gestionar las actividades, proyectos, tareas, etc. y a organizar nuestro día de la mejor manera, tal es el caso de programas como Basecamp, Evernote, etc. El time tracking, sin embargo no nos ayudará a organizar el trabajo, sino a llevar un registro de la realidad, de lo que realmente hicimos, independientemente de lo que hayamos planeado (y querido hacer).
Las herramientas de gestión de proyectos nos ayudan a controlar todos los procesos y etapas de desarrollo, mientras que el software de seguimiento de tiempo nos proporciona los números, que se pueden analizar y trabajar para obtener información con la que comparar "lo deseado" con "lo real" y medir nuestra eficiencia real.
Mito N° 3: El time tracking es una pérdida de tiempo
Una opinión generalizada es que el registro de tiempo y el rellenado de hojas de horas son males burocráticos necesarios que reguieren de mucho tiempo y que implican sobre todo costos adicionales para las empresas. Sin embargo, actualmente existen programas especialmente diseñados para facilitar estos procesos al máximo y que, no solo no nos quitan el tiempo, sino que además nos permiten prevenir problemas y por lo tanto ahorrarnos tiempo resolviéndolos.
Una buena aplicación de seguimiento de tiempo suele ser muy fácil de configurar, tanto para el uso corporativo como autónomo, puede integrarse con programas de gestión de proyectos o planificación y automatiza el cálculo del costo en dinero del tiempo.
Mito N° 4: El Time tracking solo es útil para los trabajadores que cobran por hora
Independientemente de si eres autónomo, dueño de una pequeña empresa o director de una gran corporación multinacional, el time tracking es una herramienta que te ayudará a incrementar la eficiencia y la productividad.
El time tracking nos permite tener una comprensión clara del verdadero costo de un proyecto determinado. Según McKinsey & Company, proyectos grandes de TI suelen sobrepasar el presupuesto inicial en un promedio de 45%, con hasta un 7% más del tiempo calculado, lo cual conlleva que solo recuperen el 56% de su valor proyectado.
En estos casos es donde el registro del tiempo invertido en los proyectos puede hacer una gran diferencia. Al revisar adecuadamente los proyectos anteriores, una empresa puede predecir con mayor exactitud el costo de los proyectos futuros. Esto, a su vez, ayuda a reducir el riesgo de que la empresa sobrepase el presupuesto asignado o de que pierda dinero en su realización.
El registro y seguimiento de tiempo a primera vista puede parecer una tarea tediosa y aburrida, sin embargo, para cualquier empresa moderna los beneficios pronto se volverán obvios. El time tracking puede proporcionar una gran cantidad de información muy útil que es indispensable para tomar decisiones y crear modelos de gestión más eficientes.
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Interesante, ¿El Time Tracking puede mejorar tu uso del tiempo? - 16/04/2015 9:30:30
"¿Qué haces con tu tiempo durante el día? Cuando parece que el número de horas en un día no son suficientes para completar la lista de tareas por hacer, en algún momento te preguntarás cómo has usado tu tiempo, qué tan eficientemente. Tratas de ser organizado, de mantener las cosas bajo control, pero aun así, el tiempo se te escapa de las manos. El Time Tracking puede ser la solución.Revisa tu planeación
Si quieres ser más productivo es necesario que te enfoques en hacer una revisión exhaustiva de la forma en la que estás usando cada hora y cada minuto de tu día. Para hacerlo, las herramientas de Time Tracking son una excelente opción, porque te ofrecen la precisión de la medición con cronómetro, complementada con funciones para calcular precios y costos del recurso "tiempo", lo cual te ayuda a automatizar varios procesos.
Los datos que obtienes al utilizar Time Tracking, te permitirán identificar la dinámica de tus procesos, como los horarios en los que eres menos eficiente, cuándo tienes mayor carga de trabajo o qué tareas te ocupan demasiado tiempo sin brindarte buenos resultados, etc.
Las herramientas para la administración del tiempo se han utilizado en los negocios desde hace mucho tiempo, sin embargo ahora, gracias al desarrollo de la tecnología, existen sistemas mucho más sencillos y eficientes para llevar a cabo esta tarea incluso sin deber descargar ningún software en tu equipo, te recomiendo por ejemplo primaERP Time Tracking, es gratuito hasta 3 usuarios y es súmamente sencillo de usar.
Registra tu tiempo al menos durante una semana y al final de la misma tómate unos minutos para analizar con detenimiento qué fue lo que hiciste cada día. Hazte estas preguntas:
¿Los resultados de tu trabajo corresponden con lo que planeaste al comienzo de la semana?
¿A qué tareas les diste mayor prioridad?
¿Hay tareas que estás posponiendo constantemente? ¿Cuáles son?
¿Qué tareas o actividades (por ejemplo las juntas) te ocupan demasiado tiempo durante semana? y ¿qué beneficio te están brindando?
¿Estás satisfecho con los resultados que has obtenido?
¿Tus clientes o tu jefe, están contentos con tus resultados?
¿Qué puedes hacer diferente para ser más eficiente?
Optimiza tu horario
Si utilizas primaERP Time Tracking, en los informes podrás ver cuánto tiempo estás pasando en cada proyecto, cliente, actividad o tarea y marcar cada registro de tiempo como "provechoso" o "no provechoso" de manera que puedas identificar qué cosas puedes (o debes) cambiar u optimizar para usar mejor tu tiempo. Aquí te damos algunos consejos:
Encuentra tareas o actividades que puedas automatizar o delegar a otros miembros de tu equipo.
Reorganiza tu horario actual, asigna "bloques" de tiempo para proyectos individuales y establece plazos realistas para su realización.
Elimina las "pérdidas de tiempo", por ejemplo las juntas y tareas que no te estén brindando beneficios.
Planea las juntas para que queden en un mismo bloque de tiempo de manera que no tengas que abandonar con frecuencia otras tareas que requieran de concentración y enfoque.
Aprovecha el tiempo que pasas transportándote de un lugar a otro. Si usas transporte público, en el camino puedes aprovechar para revisar tus emails o resolver algunas llamadas.
Dedica tiempo a reflexionar sobre tus proyectos y estrategias, establece tus objetivos y los plazos para alcanzarlos. Revisa con frecuencia el desarrollo de estos planes y corrígelos cuando sea necesario.
Organiza tu rutina diaria para equilibrar el trabajo más y menos pesado.
Si trabajas con los calendarios de Microsoft Outlook o Google o con el sistema de gestión de proyectos Basecamp Classic, sincroniza tus datos con primaERP Time Tracking para registrar tus tiempos mucho más fácilmente.
Haz el registro de tiempos en equipo. Para que tu planeación sea estratégica, necesitas tener información de todas las partes del proceso y de todos los miembros que en él participan.
Crea un ambiente cómodo y ordenado en tu oficina.
Deshazte del ruido informativo. Deshabilita las noticias automáticas innecesarias.
Disminuye las distracciones. Evita a los colegas demasiado habladores, limita las pausas para el café y cuando trabajes en tareas que requieran de alta concentración, silencia tu teléfono y apaga tu correo electrónico.
Toma decisiones
Una vez que comiences a evaluar a conciencia tu tiempo, rápidamente podrás identificar los procesos ineficientes, al deshacerte de ellos te sorprenderá la cantidad de tiempo que puedes "liberar" para ocuparlo de mejor manera. El Time Tracking te ayudará no solo a tener mayor control sobre tu tiempo, sino sobre todo a tomar mejores decisiones basadas en un conocimiento real y complejo de lo que haces y de cómo lo haces, te ayudará tener un mayor conocimiento de ti mismo.
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Interesante, 5 Aptitudes del STRATEGOS necesarias para el desenvolvimiento estratégico - 11/09/2015 10:45:00
En tanto que las habilidades pueden ser desarrolladas con la práctica continua y en función de la experiencia, las aptitudes tienen un mayor o menor grado de calidad de acuerdo a las disposiciones de cada persona. El STRATEGOS o el Profesional de la Estrategia precisa contar con ellas para el mejor desenvolvimiento de la dinámica estratégica en las luchas del Mercado. (ver detalle aquí). Las siguientes Aptitudes son fundamentales para el ejercicio estratégico:
- Control de Emociones
- Memoria
- Empatía
- Negociación
- Decisión
Aunque existe controversia sobre el tema, no hay justificativos de importancia para suponer que las aptitudes no puedan cultivarse y desarrollarse, al menos hasta el punto que alcancen coherencia con la naturaleza de las funciones que se deben practicar.
De hecho también habrá que entender que las aptitudes pueden ser factores de diferenciación más importantes que las habilidades entre los STRATEGOS, porque precisamente son de carácter personal. Las aptitudes de Picasso para la pintura tienen peso propio cuando se las compara con las habilidades para el arte de cualquier otra persona. Las aptitudes de Napoleón para la Estrategia no serán fácilmente alcanzables en mérito al esfuerzo, el ejercicio o la experiencia.
Las aptitudes trabajan en el esfuerzo estratégico como lo hace la lluvia con el campo listo para la siembra o la cosecha. Las aptitudes no están involucradas en la ruta crítica del trabajo estratégico de una manera formal o metodológica. Su presencia no es solicitada nunca como parte del proceso, ninguna de ellas se le demanda al STRATEGOS de la manera en que se lo hace con las habilidades y los otros conocimientos.
Las aptitudes se involucran con el proceso el momento que su presencia es indispensable, luego definen y determinan los resultados sin que nadie se hubiera particularmente percatado de ello. Su ausencia determina el fracaso de los más brillantes planteamientos, de los recursos más calificados, de las victorias que se encuentran “al alcance de la mano”.
El STRATEGOS construye su ventaja competitiva alrededor de sus aptitudes, las complementa con el conocimiento y con las habilidades necesarias.
Entre todas las aptitudes que pueden considerarse importantes, acá se mencionan las indispensables. Por ello y al igual que en el caso de los Principios Estratégicos, deberá entenderse que “no están todas las que son, ni son todas las que están”.
1.- Aptitud de Control sobre sí mismo que garantice el control personal de las situaciones e inclusive el control de los oponentes (Control de Emociones).-En el punto relacionado al Principio Estratégico de Ventaja Mental ya se trató este punto con la necesaria profundidad.
El “Dominio Propio” es un estado indispensable para el ejercicio estratégico. El control de las emociones es un mecanismo de equilibrio vital para el carácter que tiene el Conflicto pues éste viene revestido de elementos de alta intensidad. No debe olvidarse ésa elocuente frase de Patton: “comparadas con la guerra todas las demás formas de comportamiento humano son una insignificancia”. Y el carácter de la “guerra” es únicamente un asunto de grado, de volumen, diferente sólo en ése sentido en el mundo militar o en el mundo de los negocios. Es fácil determinar el carácter de los efectos cuando el Conflicto no es tratado con elevadas dosis de Dominio Propio; allí desaparece el equilibrio, se combate el fuego con combustible inflamable, se avivan las llamas, hasta el punto en que el incendio prevalece.
Si el STRATEGOS no tiene capacidad de controlarse a sí mismo entonces no tiene la capacidad de controlar el Conflicto y nada más tiene por hacer en la lógica estratégica.
En la dinámica estratégica la razón debe imponer argumentos sobre las emociones. Sin ello no existe la menor posibilidad de victoria.
En el juego estratégico la convocatoria se establece para la razón precisamente porque éste mismo está plagado de emotividad.
No se trata de eliminar las emociones, desconocerlas, o acaso ignorar su participación en el proceso. Ellas están allí porque responden a un carácter natural de la dinámica estratégica y del Conflicto. No desaparecerán nunca por absurdo esfuerzo que se imprima en la tarea, permanecerán impasibles en tanto un ser humano exista, porque constituyen finalmente el combustible de las actividades humanas, el alimento del alma y su fuerza motriz. El objetivo solamente es alcanzar CONTROL. Las emociones deben moderarse, se debe equilibrar su impulso con una fuerza contraria que oriente sus efectos y encauce sus energías. Esta fuerza opuesta es la razón.
La razón viene acompañada con grandes dosis de lógica, sentido común, principio, urgencia, conveniencia, convicción. Y todo ello se antepone a la emoción libre en forma de un pensamiento claro, de un argumento.
El pensamiento es un producto de la razón que lleva incorporada intencionalidad y tiene como objetivo final la acción. El Argumento es una estructura de razonamientos elaborada reflexivamente.
Para el control de sus propias emociones el STRATEGOS debe poseer un Pensamiento Claro con respecto a sus objetivos y un Argumento sólido que los respalde. Debe estar consciente y convencido que nada puede interponerse entre él y el alcance de ése objetivo; eso precisamente le repite sin cesar el Pensamiento, eso exigen los Argumentos.
El deseo mismo de hacer prevalecer éste Pensamiento se convierte a la vez en una emoción que sostiene el proceso, construyendo con ello un cauce útil y beneficioso para el desenvolvimiento de las energías. Napoleón confesaba que el momento de sus aprontes militares se hundía en agitación penosa, parecía una joven que da a luz, pero ello no le privaba de mostrarse sereno ante la gente que lo rodeaba, y cuando tomaba una decisión todo quedaba en el olvido, menos lo que era necesario para alcanzar la victoria. Esto es, exactamente, Control de Emociones: sentirlas ardientemente, allí en lo profundo de lo que uno es, tener la capacidad de mantenerse impasible ante los demás a pesar que las emociones quemen desde adentro y el momento de actuar olvidar todo, menos el pensamiento claro y el argumento que conduce a la obtención de los resultados. De esta forma el ser humano trabaja como esas máquinas de vapor que alcanzan ebullición interna y canalizan ésa enorme energía a un punto preciso, uno que genera un movimiento vital, gigante, poderoso. En el hombre la ebullición se consigue por medio de las emociones, pero el control permite que esa fuerza se dirija a un punto preciso y desde allí mueva la maquinaria que el pensamiento ha creado para actuar en función de los objetivos. Si este “vapor interno” no es controlado, entonces sale por cualquier lado, no mueve nada en particular, puede quemar a todos alrededor y termina por victimar a su creador.
Anteponer siempre un Pensamiento Claro ante la Emoción cuando se trata de afanes estratégicos, requiere mucha fuerza de voluntad y disciplina.
La aptitud natural se refuerza y alimenta de ellas. De ésta manera se establece una diferencia con el oponente tan importante como la que viene dictada por el propio grado de Aptitud.
¡Fuerza de voluntad y disciplina!, ambas inquilinas inquietas y errantes del carácter, joyas ocultas de la personalidad que privan de riquezas excepcionales.
2.- Memoria.-Probablemente la mejor forma de comprender la importancia de ésta aptitud para el STRATEGOS, sea remitirse a la naturaleza de los Principios Estratégicos: ellos representan la memoria colectiva de miles de conflictos,
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