Es Noticia, Importancia de implementar un Sistema de Gestión de la Calidad en una empresa - 13/12/2015 9:45:12
"¿Estás pensando en implementar un Sistema de Gestión de la Calidad en tu empresa, pero aún no estás seguro de hacerlo? En este articulo te explicamos los beneficios más importantes de implementarlo. Esperamos que esta información te sea útil.Si tienes alguna duda o aporte acerca del tema, deja tus comentarios.
Por: Janet Jiménez González
Me originó escribir este artículo para dar a conocer la importancia de implementación de un sistema de gestión de calidad en una empresa.
En primer lugar tiene que ver con hacerse consciente del beneficio que se obtendría al implementar un sistema de gestión de la calidad en la organización a la que pertenecemos. En segundo el entender y asimilar el concepto de calidad desde el punto de vista que se plantea en la norma ISO 9000.
En una organización, cada uno de sus miembros se dedica a diario a desarrollar una serie de funciones que le han sido encomendadas, convirtiéndose generalmente en un rutinario y rara vez se detiene a preguntarse si esas actividades son las necesarias para que la organización logre su objetivo, cuando alguien trata de sacarlo de su mundo y presentarle una visión mucho más global de la problemática de la organización piensa que ese es problema de otros, casi siempre pierde el enfoque de cuál es el objetivo principal de la organización para la cual trabaja o tal vez ingreso a ella y todavía no lo tiene claro, y este es el primer punto que hay que tocar para saber en que beneficia el logro de los objetivos de la organización el implementar un sistema de gestión de la calidad.
Toda organización de carácter privado ha sido creada por sus propietarios para obtener unos ingresos, ingresos que en unos casos reciben el nombre de utilidades para el caso de propietarios y accionistas y en otros de salarios para el resto de integrantes de la organización llámense obreros, administradores, supervisores etc. Resalto este primer punto, toda empresa de carácter privado fue creada para generar ingresos en dinero que para unos se encuentra representados en utilidades y para otros en salarios.
Estos ingresos son realmente el motor motivacional de los miembros de toda organización ya que le permiten en sociedades como la nuestra adquirir los bienes y servicios necesarios para su bienestar; tanto es así que una organización que no sea rentable deberá desaparecer, a partir de esta necesidad de la empresa de obtener ingresos se genera toda una cadena la cual resumimos a continuación, la empresa obtendrá los ingresos necesarios en la medida que logre vender los productos que fabrica en la cantidad planeada, o prestar los servicios (para el caso de empresas de servicios) a un número determinado de clientes que paguen por ello.
Tengo entonces dos cosas, primero obtener ingresos y segundo vender productos o prestar servicios; pero para vender los productos se requiere que estos llamen la atención del cliente potencial, es decir el producto o el servicio debe poseer unas características que coincidan con los requisitos del cliente, requisitos que en última instancia son la representación de sus necesidades y expectativas.
Solo de esta forma el cliente pagaría por el producto o el servicio, pasando de ser un cliente potencial a convertirse en un cliente real.
Comprendí que para que la empresa obtenga ingresos requiere vender productos o prestar servicios y para que estos se vendan deben poseer unas características tales que satisfagan las necesidades y expectativas del cliente que es lo que la norma considera como requisitos.
Por último, puedo concluir que la importancia de implementar un sistema de gestión de la calidad, radica en el hecho de que sirve de plataforma para desarrollar al interior de la organización, una serie de actividades, procesos y procedimientos, encaminados a lograr que las características del producto o del servicio cumplan con los requisitos del cliente, en pocas palabras sean de calidad, lo cual nos da mayores posibilidades de que sean adquiridos por este, logrando así el porcentaje de ventas planificado por la organización.
BIBLIOGRAFIA
García-Morales, e. Gestión de calidad y sistemas de Gestión Integrada de la Documentación. (1994)Primera edición IV Jornadas Españolas de Documentación Automatizada, PP. 349-355
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Información: ¿Qué es la metodología de las 5S y cuáles son sus beneficios? - 12/12/2015 17:45:41
"Cuando de Kaizen se trata, no basta con conocer las técnicas y métodos que lo integran. Es necesario, para hacerlo factible, estar impregnado del espíritu Kaizen. Es algo que supera en sí a la filosofía como al sistema en materia, donde los fenómenos socio-económicos y políticos que se presentaron durante el siglo XX, particularmente en la etapa correspondiente a la posguerra, rebasaron sin duda alguna, la magnitud y amplitud de las expectativas calculadas. aspectos (Harrington, 1998).La garantía de la subsistencia actual en el marco de este proceso, requiere entre otras cosas, del conocimiento de fondo que brinde una explicación congruente y pragmática de los fenómenos y problemas que se enfrentan y tiene que resolverse. El camino seleccionado o quizás destinado se llama calidad. Desde el origen, crecimiento, evolución y desarrollo de este concepto así como su aplicación, se ha llegado a lo que actualmente se conoce como gestión de la calidad, la cual aún brinda una explicación suficiente a nuestro tiempo.
Mejorar la calidad es el resultado de un cambio profundo en la cultura de trabajo y es un proceso difícil y permanente.
Las tres primeras "S" son consideradas como físicamente "implantables en el lugar de trabajo, es decir que están enfocadas a la eliminación de todas las cosas innecesarias, el ordenar los diversos artículos con que cuenta una empresa y a mantener siempre condiciones adecuadas de aseo e higiene. La cuarta "S" es considerada como responsabilidad de la dirección, pues es ella quien debe preocuparse por los buenos resultados que de ellas se obtengan, así como de garantizar el éxito de las mismas a través del tiempo y por último la quinta "S", es aplicada directamente a las personas.
Para que las personas adopten el Kaizen, es preciso crear las condiciones que eviten la desmotivación y faciliten la realización del trabajo. Por lo tanto, es necesario por un lado mejorar físicamente el ambiente de trabajo, aplicado técnicas como la metodología 5 S"s; y por otro lado eliminar los demás factores que causan desmotivación (http://www.contacopyme.gog, 2002).
¿Qué son las 5S?
A continuación se describen cada una de las 5 S"s que componen la metodología y los beneficios que aportan al ser implantadas.
1. Clasificar (Seiri)
Ejecutar el seiri significa diferenciar entre los elementos necesarios de aquellos que no lo son, procediendo a descartar estos últimos. Ello implica una clasificación de los elementos existentes en el lugar de trabajo entre necesarios e innecesarios. Para ello se establece un límite a los que son necesarios. Un método práctico para ello consiste en retirar cualquier cosa que no se vaya a utilizar en los próximos treinta días.
El otro método hace uso de una herramienta de gestión "el diagrama de pareto", en función de ello habría que separar los pocos vitales de los muchos triviales. Ello significa que como promedio aproximadamente entre un 20% y un 30% de los elementos son utilizados entre el 80% y 70% de las oportunidades, mientras que entre un 80% y 70% de los restantes elementos sólo se utilizan entre el 20% y 30% de las veces, así pues queda en claro que en el trabajo diario sólo se necesita un número pequeño de los numerosísimos elementos existentes en el gemba (lugar de trabajo).
La colocación de etiquetas rojas de un tamaño ostensible (sobre los elementos innecesarios) permite visualizar luego de la selección la importante cantidad de elementos sobrantes o innecesarios en el lugar de trabajo. Surge luego que hacer con tales elementos, de tratarse de documentación deberá asignársele un código y proceder a su archivo (de tal forma en caso de ser necesario hacer uso de ellos se podrán encontrar fácilmente los mismos evitando la pérdida de tiempo o el extravío de los mismos). Para tomar conciencia y analizar las causas de tanto derroche.
Destinar media hora diaria durante una semana para poner en orden los papeles, componentes y herramientas entre otros permitirá sorprenderse de la cantidad de electos inútiles que se han acumulado. Acabar con el caos es una terapia increíble, que genera una enorme cantidad de energía. En las empresas que no practican la disciplina de las 5 S"s, el caos que rodea a sus empleados absorbe sus energías. En noventa por ciento del tiempo que viven en medio del desorden, aunque este no sea visible. El liberarse del caos otorga la suficiente energía y claridad para producir más y mejores ideas. La eliminación de ítems innecesarios deja espacio libre, lo que incrementa la flexibilidad en el uso de áreas de trabajo, porque una vez descartados los ítems innecesarios, sólo queda lo que se necesita.
suele ver a los jefes de departamento con batas y guantes especiales clasificando los materiales desechables en pilas de materiales similares, procediendo luego a analizar con cuidado los componentes de cada pila para decidir de dónde proceden, y la razón por la que utilizaron tantos recursos en hacer elementos que luego han de desecharse. Procediendo a adoptar métodos para evitar ese derroche, lo cual no sólo mejora los productos y procesos, sino que también elimina la necesidad de gastar un tiempo excesivo en el mantenimiento de las instalaciones.
2. Ordenar (Seiton)
El seiton implica disponer en forma ordenada todos los elementos esenciales que quedan luego de practicado el seiri, de manera que se tenga fácil acceso a éstos. Significa también suministrar un lugar conveniente, seguro y ordenado a cada cosa y mantener cada cosa allí.
Clasificar los diversos elementos por su uso y disponerlos como corresponde para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo, requiere que cada elemento disponga de una ubicación, también el número máximo de ítems que se permite en el gemba. Los elementos que queden en el gemba deben colocarse en el área designada. Cada pared debe estar numerada, utilizando nombres como pared A-1 y pared B-2 la colocación de las diversas herramientas, suministros y trabajos en proceso deben estar ubicados de acuerdo a las señales o marcas especiales.
Las herramientas deben colocarse al alcance de la mano y deben ser fáciles de recoger y regresar a su sitio. Sus siluetas podrán pintarse en la superficie donde se supone que deben almacenarse. Esto facilita saber cuándo se encuentran en uso. El pasadizo también debe señalizarse claramente con pintura, al igual que otros espacios designados para suministros y trabajo en proceso, siendo el destino del pasadizo el de transito no debiendo dejarse nada allí.
Esta fase del housekeeping esta íntimamente relacionada con el poka , yoke (método de prevención de fallas o errores), así pues la colocación de los objetos en sus respectivos lugares implicará poder encontrar los mismos con facilidad, evitar su extravío, e impedir posibles accidentes.
Es muy común en áreas administrativas el extravío de documentación, contratos y otro tipo de documentación por falta del debido ordenamiento, lo cual trae aparejado importante pérdida de tiempo, como también la ausencia de documentación de importancia en momentos claves, y la mala imagen que queda de la empresa ante los ojos de clientes internos o externos. Ordenar permite disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en el rabajo de rutina, para facilitar su acceso y retorno al lugar. Disponer de sitios identificados para ubicar elementos que se emplean con poca frecuencia (Harrison et al., 2005).
Disponer de lugares para ubicar el material o elementos que se usarán en el futuro.
3. Limpiar (Seiso)
Seiso significa limpiar el entorno de trabajo, incluidas máquinas y herramientas, lo mismo que pisos, paredes y otras áreas de lugar de trabajo. También se le considera como una actividad fundamental a los efectos de verificar. Un operador que limpia una máquina puede descubrir muchos defectos de funcionamiento; por tal razón el seiso es fundamental a los efectos del mantenimiento de máquinas e instalaciones. Cuando la máquina está cubierta de aceite, hollín y polvo, es difícil identificar cualquier problema que se pueda estar formando.
Así pues mientras se procede a la limpieza de la máquina podemos detectar con facilidad la fuga de aceite, una grieta que se esté formando en la cubierta, o tuercas y tornillos flojos. Una vez reconocidos estos problemas, pueden solucionarse con facilidad.
La labor de limpieza con un espacio físico reluciente es una importante fuente de motivación para los empleados.
4. Estandarización (Seiketsu)
Seiketsu significa mantener la limpieza de la persona por medio del uso de ropa de trabajo adecuada, lentes, guantes, cascos, caretas y zapatos de seguridad, así como mantener en entorno de trabajo saludable y limpio. Esto está directamente relacionado con el punto anterior sobre las tres K. En relación a la protección de los ojos es posible contar actualmente con lentes para cada tipo de riesgo posible; pero el problema más grande es que muchos operarios no aceptan usar siempre el equipo de seguridad para proteger sus ojos.
5. Disciplina (Shitsuke)
Es acá donde la disciplina toma importancia fundamental, brindándole la información para que el empleado sea en todo momento consciente de los riesgos, y mentalizándolo para actuar conforme a las normativas de seguridad de la empresa.
Video: Aplicación de la metodología de las 5S en una empresa
En el siguiente video podrás ver un ejemplo práctico de la aplicación de la metodología de las 5S en una empresa:
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https://www.youtube.com/watch?v=QSa2vbab0zw
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Que opina? Los 7 Momentos de la Verdad en las Ventas - 23/01/2016 10:45:00
Una de las claves del éxito en las ventas, más que conseguir clientes es mantenerlo. Cuesta 5 veces más vender a un cliente nuevo que vender a uno de nuestros clientes actuales. Sin embargo, y pese a que, en un principio es relativamente fácil mantener satisfecho a nuestro cliente. Con el tiempo, resulta más difícil mantener esa relación a largo plazo.
En la medida en que usted construya un sólido vínculo con su cliente, a lo largo de los años, su negocio se mantendrá rentable y sus ventas pocas veces sufrirán una caída considerable. Para ayudarle en este objetivo, le presento a continuación, 7 momentos de verdad, 7 momentos a los que debe prestar especial atención para mantener satisfecho a su cliente y, por lo tanto, mantener a flote su negocio.
Momentos de la verdad en las ventas
Los siete grandes momentos de la verdad en las ventas, son los siguientes:
- Contacto inicial con el cliente.
- Primera reunión de ventas.
- Activación de la cuenta.
- El momento del cobro.
- Seguimiento post venta.
- Comunicación durante períodos de inactividad.
- Solución de problemas.
Según algunas investigaciones realizadas por Arthur y Zunin afirman que las personas se hacen una impresión duradera de una persona a quién recién conocen, durante los primeros cuatro minutos de conversar con usted, ya sea que la conversión se suscite cara a cara o por teléfono.
Aquél mito de las ventas que dice: no hay una segunda oportunidad para una primera impresión. Créalo, es cierto.
2. Primera reunión de ventas.La primera reunión de ventas es el doble de importante que el contacto inicial con el cliente. Esta reunión le permite al cliente potencial, formarse una idea de su competencia y la forma que usted tiene de hacer negocios.
3. Activación de la cuenta.Es dónde usted entra al campo de juego, es la oportunidad que el cliente le brinda de demostrar sus habilidades, sus cualidades, los beneficios de su producto y la calidad de su atención. Si usted falla en este momento, tenga por seguro que ésta será la primera y última venta que logrará con su cliente.
4. El momento del cobro.Este momento de la verdad es un momento crucial tanto para el comprador como para el vendedor. En el caso del comprador, éste sentirá el verdadero valor o el verdadero arrepentimiento al haber adquirido su producto. Es en este momento donde usted debe estar presente para recalcar los beneficios de su producto y para ayudarle a superar esta …primera impresión…?. Muchos vendedores piensan que una venta se da por finalizada con la firma del contrato. Sin embargo, una venta recién finaliza después de que el cliente haya realizado el pago.
5. Seguimiento post venta.El seguimiento post venta constituye en un momento de la verdad en las ventas, …extra…?. Es un plus, algo adicional que brinda al cliente y que le reportará grandes beneficios. Vuelva donde el cliente, luego de que éste haya realizado la compra, para ayudarle a reforzar la decisión de compra, para despejarle sus dudas, para agradecerle y para adelantarse a cualquier …síntoma de arrepentimiento…? que pueda empezar a notar en el cliente.
6. Comunicación durante los períodos de inactividadSi usted es de las personas que una vez realiza la venta, se olvida de su cliente y no lo vuelve a buscar hasta cuándo lo necesita para otra compra o para que no se vaya de su empresa. ¡Grave error! Mantenga contactos periódicos con el cliente para asegurarse de fortalecer la relación y crear sentimiento de lealtad y apego a su producto.
7. Solución de problemasPara el cliente, usted no es sólo un vendedor, usted es la empresa misma. Él no espera ni desea comunicarse con una y otra persona para que le resuelve uno u otro problema. Él espera que usted resuelva todos sus problemas o, por lo menos, que usted sea el canal principal. En los negocios del siglo XXI, vender es también ser un solucionador de problemas.
Hasta aquí, los siete momentos de la verdad en las ventas. Probablemente, no todos se apliquen a su negocio. Sin embargo, en toda relación comercial más de un momento de la verdad, estará presente. Además de que los momentos de la verdad pueden variar de negocio a negocio, también varía en relación al tipo de cliente con el que nos relacionemos.
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